QUICK CHECKLIST VIRTUELLE MITARBEITERBETEILIGUNG ('PHANTOM STOCK PLAN')

1. Einleitung

Junge Unternehmen, die nicht ausreichend finanziell gepolstert sind, um dringend gesuchten hochqualifizierten Mitarbeitern („key personnel“) attraktive Konditionen zu bieten, können nichtsdestotrotz talentierte und motivierte Mitarbeiter anlocken, gleichzeitig erhebliche Kosteneinsparungen erreichen und dabei auch noch den Exit-Gedanken ganz ungeniert in den Vordergrund stellen.

Geht das? Ja, mit virtueller Mitarbeiterbeteiligung.

Neben einigen anderen Mitarbeiterbeteiligungsformen (z. B. echte Anteile) ist die virtuelle Beteiligung die rechtlich einfachste und finanziell schonendste Art. Es handelt sich dabei um eine rein vertragliche Nachformung einer realen Anteilsinhaberschaft, ohne tatsächliche Beteiligung des Mitarbeiters am Unternehmen. Der Mitarbeiter wird nur vergleichbar mit einem Anteilsinhaber am wirtschaftlichen Ergebnis bzw. an der wirtschaftlichen Wertsteigerung des Unternehmens nach einem bestimmten Zeitraum beteiligt - grundsätzlich bei einem Exit - Event, beispielsweise bei der Veräußerung der Gesellschaft. Das steigert die Motivation und richtet den Blick aller Parteien gemeinsam auf den Exit. Bei der virtuellen Beteiligung werden grundsätzlich keine jährlichen Gewinnausschüttungen gewährt und die betroffenen Mitarbeiter haben nur eingeschränkte Informationsrechte (keine Mitspracherechte), um die Geltendmachung ihrer „Auszahlungsansprüche“ zu erleichtern.

Einige Vorteile von „Phantom Stocks“ gegenüber den „echten" Anteilen:

Worauf ist bei Phantom Stocks zu achten? Das können Sie dem nachfolgenden kurzen Überblick entnehmen.

2. Abstimmungen, Investoren & Beschlüsse

Zunächst sollte geschaut werden (in der Beteiligungsvereinbarung), ob mit den Investoren diesbezüglich etwas vereinbart wurde und falls ja, welche Bedingungen für die virtuelle Mitarbeiterbeteiligung vorgesehen sind. Oft bürden es die Investoren (z. B. die VC-Gesellschaften) den Gründungsgesellschaftern auf, die virtuell beteiligten Mitarbeiter aus dem eigenen Exit-Erlös zu befriedigen, d.h. die Investoren bzw. die Gesellschaft letztlich freizustellen. Man sollte alles genau mit den Investoren abstimmen und alle gegebenenfalls erforderlichen Gesellschafterbeschlüsse vornehmen.

Für den Fall zukünftiger Kapitalerhöhungen wird die Zuweisung zusätzlicher virtueller Anteile häufig ausgeschlossen, um in Zukunft neue Investoren durch Bar-Kapitalerhöhungen unkompliziert aufnehmen zu können.

Weiter sollte man die Abtretung virtueller Anteile an die (schriftliche) Zustimmung der ausgebenden Gesellschaft binden oder vollständig ausschließen.

3. Berechnungsmodalitäten

Die Berechnungsmodalitäten für die Auszahlung des virtuellen Anteils sollen natürlich auch geregelt werden. Die Anspruchshöhe des virtuell beteiligten Mitarbeiters berechnet sich aus der Wertdifferenz der Beteiligung in den Zeitpunkten der Einräumung und der (späteren) Geltendmachung des Anspruchs. Im Zeitpunkt der Einräumung sollte der Beteiligung eine Unternehmensbewertung zugrunde gelegt werden, die eine erkennbare Wertsteigerung erwarten lässt.

Häufig werden die Transaktionskosten, sonstige Gebühren, etc. vom Exit-Erlös abgezogen und die virtuell beteiligten Mitarbeiter erhalten ihre Anteile anschließend „nur“ vom Netto-Erlös. Alles sollte transparent, genau und einfach nachvollziehbar festgelegt werden.

4. Vesting

Ein weiteres zentrales Thema ist Vesting. In der einfachen Form muss die virtuelle Beteiligung sozusagen „abgedient“ werden, d.h. sie wird nach einer bestimmten zeitlichen Zugehörigkeit zum Unternehmen erworben, üblich sind Zeiträume von 2 bis 5 Jahren. Dabei sollten die Ausscheidungsvarianten und deren Konsequenzen genau geregelt werden (z. B. Verlust der Rechte bei einer vorzeitigen Kündigung aus wichtigem Grund; gestaffelter Erwerb der Rechte nach Ablauf der „Warteperiode“ von 2 bis 5 Jahren - z. B. jeden Monat ein bestimmter Anteil der insgesamt vereinbarten Anteile).

5. Definition des Exits & Art und Weise der Ausübung des Anspruchs

Der Fall des Exits sollte genau definiert werden. Wie viele Anteile müssen vom Dritten (d.h. Erwerber) übernommen worden sein? (Zum Beispiel 75%). Auch sollte die Art und Weise der Ausübung des „Auszahlungsanspruchs“ durch den virtuell Beteiligten klar geregelt werden.

6. Struktur

Die Phantom Stocks Beteiligungen aus einem Rahmenwerk bzw. Plan, der alle o.g. Details des Programms ausführlich regelt sowie aus den einzelnen „Zeichnungsscheinen“ mit den jeweiligen Mitarbeitern.

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